L’apertura di un Ufficio di rappresentanza in Cina. I problemi a cui devono far fronte le società italiane quando si trovano ad investire o a promuovere e vendere in Cina. Un Ufficio di rappresentanza in Cina, dovrebbe consentire:
una presenza reale e continuativa sul territorio anche tramite piccole showroom
il coordinamento di attività di vendita o di acquisto in Cina (collegamento fra quartier generale, clienti e/o i fornitori locali) la realizzazione di ricerche di mercato e il monitoraggio di un certo settore, il controllo qualità sulla merce prima ancora che questa esca dalla fabbrica del fornitore.
Gli Uffici di rappresentanza in Cina si sono dimostrati un mezzo d’entrata particolarmente popolare sia per coloro che comprano beni di produzione cinese per l’esportazione, sia tra le società che vogliono invece vendere beni e servizi sul mercato locale della Cina popolare. In base alle normative teoreticamente vigenti in molte provincie, un Ufficio di rappresentanza non può essere impegnato in attività commerciali in modo diretto e, conseguentemente, può essere considerato come un centro di costo finanziato dalla società madre. Nessun reddito derivante da transazioni commerciali può passare attraverso i conti bancari locali dell’ufficio di rappresentanza cinese e questo non può emettere alcuna fatturazione né firmare direttamente alcun contratto.
Tra i vantaggi nel registrare un Ufficio di rappresentanza in Cina, vi è la totale assenza di requisiti di capitale, e quindi la possibilità di assicurarsi una presenza stabile in Cina con un budget ridotto, pagando unicamente l’affitto dell’ufficio, le spese correnti, i salari e versando le relative imposte agli enti di stato locali della Repubblica Popolare Cinese. L’esistenza di un Ufficio di rappresentanza in Cina permette di ottenere i necessari visti lavorativi e permessi di residenza per i dipendenti stranieri, nonché di impiegare legalmente personale locale. Può inoltre servire ad aprire la strada per un eventuale investimento futuro più consistente da parte della casa madre.
Un Ufficio di rappresentanza in Cina che voglia assumere personale locale, deve presentare una richiesta ad una delle società di servizi agli stranieri espressamente autorizzate dal governo cinese per l’assunzione di dipendenti cinesi. Tra l’ufficio di rappresentanza cinese e l’agenzia verrà a tal fine stipulato un contratto specifico.
In altre parole, sarà l’Ufficio di Rappresentanza in Cina a svolgere autonomamente la selezione del personale (attraverso annunci, colloqui, ecc.), ma non potrà assumere direttamente personale locale se non attraverso queste agenzie (le principali sono la Foreign Enterprise Service Corporation, la China International Intellectual Corporation e la China International Talent Development Center).
Procedure di registrazione dell’ufficio di rappresentanza R/O in Cina.
Registrazione presso la Administration of Industry and Commerce per l’ottenimento del Certificato di Registrazione dell’Ufficio di rappresentanza in Cina di società straniera.
Richiesta dei timbri ufficiali (il timbro dell’Ufficio di rappresentanza in Cina e il timbro finanziario) e registrazione presso il Public Security Bureau.
Ottenimento del codice di impresa al Bureau for Quality and Technology Supervision.
Registrazione presso l’autorità fiscale locale.
Richiesta per l’apertura di un conto bancario in valuta estera alla People’s Bank of China.
Apertura conto corrente in RMB e conto in valuta estera.
Finalizzazione contratti del personale con il dipartimento o organizzazione competente.
Documentazione per aprire un ufficio di rappresentanza in Cina
Modulo di registrazione.
Certificato d’iscrizione presso la Camera di Commercio, Industria e Artigianato (tradotto, legalizzato in prefettura e autenticato dall’ambasciata o dal consolato cinese competente per la giurisdizione dell’investitore).
Lettera di referenze bancarie contenente informazioni di base sulla società investitrice (nome, sede legale, data di apertura del conto, capitale sociale, status creditizio) e considerazioni generali da parte della banca.
Dichiarazione del CdA della società investitrice che approva la costituzione di un Ufficio di rappresentanza nella Repubblica Popolare Cinese.
Contratto ufficiale di locazione o di acquisto dell’ufficio o dell’immobile, corredato del certificato di proprietà del titolare.
Atto di nomina del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti da parte del CdA della società investitrice.
Documento di identità (carta d’identità, copia del passaporto e del visto, o altro documento identificativo) del Chief Representative.
Curriculum vitae del Chief Representative e di eventuali altri rappresentanti stranieri.
Foto del Chief Representative.
Ufficio di rappresentanza in Cina, qualche segnalazione preliminare
Al termine della procedura di costituzione dell’ufficio di rappresentanza in Cina, si dovranno completare tutta una serie di registrazioni necessarie prima che l’Ufficio di rappresentanza in Cina diventi operativo (uffici delle imposte, dogane, se le future attività includono l’import/export di campionari, SAFE, ecc.).
Le procedure di costituzione e post-registrazione e la documentazione necessaria subiscono continue variazioni e soffrono di significative differenze locali.
In fase di selezione dell’ufficio, assicurarsi che il proprietario sia in possesso del certificato che gli permetta di affittare a società straniere. Di regola, gli immobili a uso residenziale non hanno le licenze necessarie per permettere la registrazione di Uffici di rappresentanza.
Poiché vi è la necessità che vengano emesse fatture ufficiali a seguito del pagamento del canone di locazione, assicurarsi che ciò venga specificato chiaramente in fase di negoziazione e che il proprietario si assuma la responsabilità dei relativi adempimenti fiscali. Potrebbe infatti accadere che il proprietario scarichi sul locatore i propri obblighi fiscali.
In alcune città della Cina Popolare è richiesto che l’ufficio di rappresentanza sia situato in un edificio di categoria A. Questa attestazione viene rilasciata dal ministero del commercio ed una copia della stessa va inserita tra i documenti necessari per la registrazione.
Il contratto di locazione dell’ufficio di rappresentanza in Cina non può avere una durata inferiore ad un anno.
Molti clienti autorizzano i propri agenti a occuparsi dell’apertura dei conti correnti bancari. Spesso l’agente si occupa semplicemente di aprire il conto, senza chiedere al cliente le proprie preferenze sulla gestione dello stesso.
Se l’agente è anche amico del vostro impiegato locale, condizione tutt’altro che improbabile, si creano le condizioni per un vero e proprio conflitto di interesse, legato soprattutto a questioni di sicurezza che dovrebbero essere discusse prima dell’apertura del conto in banca.
La pratica, largamente diffusa, di utilizzare conti bancari privati separati per finanziare le attività dell’ufficio di rappresentanza, riducendo così l’esposizione fiscale mensile dello stesso, è assolutamente illegale e sono sempre più diffusi ed efficaci i controlli incrociati in questo senso.
I funzionari degli uffici delle imposte locali sono sempre più sospettosi quando si imbattono in dichiarazioni di bassi salari mensili corrisposti a chief representatives stranieri che risiedono in Cina. Accertarsi quindi che alle autorità venga riportato un ammontare consono alla posizione.
Ufficio di rappresentanza in Cina, qualche segnalazione preliminare:
Nuove regole in vigore dal 4 gennaio 2010 sull’ufficio di rappresentanza R/O in Cina Popolare
L’Amministrazione Statale per l’Industria e il Commercio (SAIC) ha emesso nuove regolamentazioni che interesseranno sia gli investitori stranieri che vogliono aprire un Ufficio di Rappresentanza in Cina, sia chi ha già un ufficio di rappresentanza in Cina.
L’azienda madre deve esistere da almeno due anni.
Oltre al certificato di iscrizione presso la Camera di Commercio, è richiesta una lettera di referenze bancarie rogata da un notaio del paese d’origine dell’investitore e legalizzata dall’ambasciata/consolato cinese.
Il certificato di iscrizione per un ufficio di rappresentanza italiano in Cina, come anche per un ufficio di rappresentanza di un altro paese in Cina, è ora valido solo per un anno invece dei precedenti tre anni; tutti gli uffici di rappresentanza stranieri in Cina otterranno un rinnovo della licenza di un anno quando rinnoveranno quella attuale.
A ogni rinnovo annuale di licenza l’ufficio di rappresentanza in Cina dovrà presentare un certificato di iscrizione dell’azienda madre autenticato e legalizzato.
I rappresentanti stranieri dell’ufficio di rappresentanza in Cina, incluso il Chief Representative, non possono essere in numero superiore a quattro; per gli Uffici di rappresentanza in Cina già esistenti, che abbiano più di quattro rappresentanti stranieri (incluso il Chief Representative), il SAIC non richiede che il numero venga diminuito, ma non ne verranno autorizzati degli altri.
L’ufficio locale AIC dovrà verificare tutta la documentazione dell’ufficio di rappresentanza straniero in Cina entro tre mesi dall’ottenimento del certificato di registrazione.